Privacybeleid SDImpress

Versie 2.0, laatst aangepast op 14 augustus 2026

Wij vinden jouw privacy belangrijk. Op deze pagina lees je welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren. Ook lees je welke rechten je hebt en hoe je die gebruikt.

Wie zijn wij

SDImpress is een eenmanszaak gevestigd aan Kant 5, 6462 EW Kerkrade, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42071028 . Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens zoals beschreven in deze verklaring. Je bereikt ons via info@sdimpress.nl.

Je bestelling

Als je een bestelling plaatst vragen we je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Die gegevens hebben we nodig om je bestelling te maken, te bezorgen en om contact met je op te nemen als er iets mis is. Dit doen we op grond van de overeenkomst die we met je sluiten. Zonder deze gegevens kunnen we je bestelling niet uitvoeren.

Bij de meeste van onze producten geef je zelf de tekst op die op het product komt, bijvoorbeeld een naam. Bij een geboortebord of geboorteletter gaat het daarnaast om de geboortedatum, de tijd, het gewicht en de lengte van je kindje. Ook die gegevens verwerken we uitsluitend om jouw product te maken. We gebruiken ze nergens anders voor en we koppelen ze niet aan andere gegevens.

Je betaalgegevens komen nooit bij ons binnen. De betaling verloopt via onze betaaldienstverlener, die daarvoor zelf verantwoordelijk is en zijn eigen privacyverklaring hanteert.

Foto's die je bij ons uploadt

Voor een lithophane upload je een eigen foto. Die foto is nodig om het product te maken, want de foto ís het product. Hetzelfde geldt voor de foto die je meestuurt als je een vervangend onderdeel aanvraagt.

Je foto komt binnen op onze eigen server in Duitsland. Daar wordt hij bewerkt tot een printbestand. Wat er daarna mee gebeurt, hangt ervan af of je de bestelling afrondt.

Rond je de bestelling niet af, dan verwijderen we de foto automatisch. Op onze server gebeurt dat binnen drie dagen. Omdat we dagelijkse veiligheidskopieën van die server maken en die een week bewaren, kan het in het uiterste geval tot veertien dagen duren voordat de foto echt overal weg is.

Rond je de bestelling wel af, dan bewaren we de foto tot dertig dagen nadat je product is verzonden. We doen dat om je te kunnen helpen als er iets mis is met je bestelling: dan kunnen we het geprinte product naast de originele foto leggen en zo nodig opnieuw printen. Daarnaast bewaren we in onze orderadministratie negentig dagen lang een kopie van je foto bij het printbestand, om dezelfde reden. Daarna verwijderen we beide.

Uit de kopie in onze orderadministratie halen we automatisch alle verborgen informatie weg die in een fotobestand kan zitten, zoals de locatie waar de foto is gemaakt en het toestel waarmee dat is gebeurd. Alleen de informatie over hoe de foto rechtop staat blijft bewaard.

Upload alleen foto's die je zelf mag gebruiken. Staat er iemand anders op, vraag die persoon dan om toestemming. Staat er een kind op, dan vragen we je dat als ouder of voogd te doen.

Contact met ons

Neem je contact op via e-mail of het contactformulier, dan bewaren we je bericht om je vraag te kunnen beantwoorden en om er later op terug te kunnen komen als je opnieuw contact opneemt. We bewaren die berichten twee jaar en combineren ze niet met andere gegevens. Dit doen we omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben om je goed te kunnen helpen.

Herroeping, annulering en retour

Meld je een herroeping, annulering of retour aan via onze website, dan verwerken we je naam, e-mailadres en bestelnummer om je melding te kunnen behandelen. We sturen je een verificatiecode per e-mail om te controleren dat de melding echt van jou komt. Die code vervalt na korte tijd. De melding zelf bewaren we bij je bestelling, omdat we wettelijk moeten kunnen aantonen hoe we ermee zijn omgegaan.

Nieuwsbrief, beoordelingen en acties

Meld je je aan voor onze nieuwsbrief, dan gebruiken we je e-mailadres om je mailings te sturen. Dat doen we alleen met jouw toestemming, en je kunt die toestemming altijd intrekken via de afmeldlink onderaan iedere mailing. We houden bij of je onze mails opent en waarop je klikt, zodat we je geen dingen sturen die je niet interesseren.

Vraag je een beoordeling achter te laten, dan verwerken we je naam en je beoordeling. Houd er rekening mee dat je naam en je tekst zichtbaar worden voor andere bezoekers van onze website.

Doe je mee aan een winactie, dan gebruiken we je gegevens om de actie uit te voeren en om je te laten weten of je hebt gewonnen. Meedoen aan een winactie staat los van de nieuwsbrief: je kunt meedoen zonder je aan te melden, en we schrijven je nooit ongevraagd in.

Voor onze e-mail en beoordelingen werken we samen met Klaviyo, een Amerikaanse dienstverlener. Meer daarover lees je verderop bij Partijen buiten Europa.

Cookies en meten

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Sommige zijn nodig om de webshop te laten werken, bijvoorbeeld om je winkelwagen te onthouden. Die plaatsen we altijd, want zonder werkt de site niet.

Daarnaast meten we hoe onze website gebruikt wordt. Daarvoor gebruiken we Microsoft Clarity. Die dienst legt vast waar je klikt, hoe je scrolt en hoe je door de site beweegt, en maakt daar opnames van die we terugkijken om onze site te verbeteren. We gebruiken die opnames nooit om jou persoonlijk te herkennen of te volgen. Ook Klaviyo herkent bezoekers die eerder op onze site zijn geweest.

Tot slot gebruiken we marketingcookies van Meta, het bedrijf achter Facebook en Instagram, om onze advertenties beter af te stemmen.

De cookies voor meten en marketing plaatsen we alleen als je daar toestemming voor geeft via de cookiemelding. Je kunt je keuze op elk moment aanpassen of intrekken via die melding.

Met wie we je gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit en we delen ze niet met partijen die er hun eigen plannen mee hebben. Wel schakelen we een aantal dienstverleners in die nodig zijn om onze webshop te laten draaien. Met elk van hen hebben we vastgelegd dat zij je gegevens alleen voor ons mogen gebruiken.

Onze webshop draait op Shopify. Je bestelling wordt bezorgd door PostNL. De configurator, het maken van je printbestand en de opslag van je foto draaien op een server van Hetzner in Duitsland. Onze orderadministratie en onze zakelijke e-mail lopen via Microsoft 365. Voor het meten van websitegebruik gebruiken we Microsoft Clarity, voor e-mail en beoordelingen Klaviyo, en voor onze boekhouding e-Boekhouden.

Je betaling verloopt via onze betaaldienstverlener. Die partij en PostNL zijn voor een deel zelf verantwoordelijk voor wat zij met je gegevens doen, omdat zij daar eigen wettelijke verplichtingen bij hebben.

Verder delen we je gegevens alleen als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Partijen buiten Europa

Klaviyo en Microsoft zijn Amerikaanse bedrijven. Je gegevens kunnen daardoor buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Dat mag alleen onder strikte voorwaarden. Beide partijen zijn aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework, waarmee de Europese Commissie heeft vastgesteld dat de Verenigde Staten voor die bedrijven een passend beschermingsniveau bieden. Daarnaast hebben we met hen de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie afgesproken.

De server waarop je foto en je printbestand worden verwerkt staat in Duitsland en verlaat de Europese Unie niet.

Hoe lang we je gegevens bewaren

Je bestelgegevens, facturen en betaalgegevens bewaren we zeven jaar. Dat is geen keuze van ons: de Belastingdienst verplicht ons daartoe.

Voor foto's gelden de termijnen die hierboven bij Foto's die je bij ons uploadt staan. Berichten die je ons stuurt bewaren we twee jaar. Je aanmelding voor de nieuwsbrief bewaren we tot je je afmeldt, en daarna bewaren we alleen dat je je hebt afgemeld, zodat we je niet per ongeluk opnieuw benaderen. Gegevens uit winacties verwijderen we binnen drie maanden na afloop van de actie, behalve als je hebt gewonnen: dan bewaren we de verzendgegevens net zo lang als bij een gewone bestelling.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen de beveiliging van je gegevens serieus. Al het verkeer met onze website en onze configurator verloopt versleuteld. Toegang tot je gegevens is beperkt tot de mensen die er echt bij moeten, en die accounts zijn beveiligd met tweestapsverificatie. Onze server is afgeschermd met een firewall en wordt regelmatig bijgewerkt. Foto's slaan we op onder een eigen kenmerk en niet onder de naam die jij aan het bestand hebt gegeven.

Merk je toch iets dat niet in orde lijkt, laat het ons dan weten via info@sdimpress.nl. We nemen zulke meldingen serieus en gaan er meteen achteraan.

Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die gevolgen voor je hebben. Onze configurator rekent wel automatisch je ontwerp door tot een printbestand, maar dat is techniek en geen besluit over jou.

Jouw rechten

Je hebt het recht om te weten welke gegevens we van je hebben en om die in te zien. Je mag ons vragen ze te corrigeren als er iets niet klopt, of ze te verwijderen. Je mag ons vragen de verwerking te beperken, en je mag bezwaar maken tegen verwerking die we baseren op ons gerechtvaardigd belang. Ook mag je ons vragen de gegevens die je zelf aan ons hebt gegeven in een gangbaar bestandsformaat aan je over te dragen, zodat je ze mee kunt nemen naar een andere partij.

Heb je ons ergens toestemming voor gegeven, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief of voor cookies, dan mag je die toestemming altijd intrekken. Wat we daarvoor al hebben gedaan blijft rechtmatig, maar vanaf dat moment stoppen we ermee.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten, stuur dan een bericht naar info@sdimpress.nl. We reageren binnen een maand, en meestal veel sneller. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen, maar dan laten we je dat binnen die eerste maand weten. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je verzoek te sturen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is, of om een bestelnummer te noemen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan lossen we het het liefst samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder. Dat kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Onze webshop verandert, en deze verklaring verandert mee. Bovenaan deze pagina zie je het versienummer en de datum van de laatste wijziging. Gaat het om een ingrijpende wijziging die jou raakt, dan laten we dat weten via onze nieuwsbrief of via een melding op de website.

Vragen

Heb je een vraag over deze verklaring of over wat we met je gegevens doen? Mail ons via info@sdimpress.nl. We helpen je graag.